Bagaimana Lean Six Sigma Perkuat Organisasi di Masa Pandemi

Bagaimana Lean Six Sigma Perkuat Organisasi di Masa Pandemi

Lean berkaitan dengan pengurangan semua jenis pemborosan dalam proses sedangkan Six Sigma adalah tentang menemukan dan menghilangkan penyebab cacat dengan berfokus pada keluaran proses, yang sangat penting di mata pelanggan. Kombinasi Lean dan Six Sigma mengurangi pemborosan dan meningkatkan konsistensi kinerja melalui pengurangan variabilitas terus menerus dalam proses bisnis penting dan pada akhirnya meminimalkan biaya operasi, mengoptimalkan produktivitas dan memaksimalkan kepuasan pelanggan.

Para profesional Lean Six Sigma (LSS) memiliki peluang besar untuk menambah nilai bagi organisasi dan komunitas kita selama pandemi Covid-19 ini. Mereka yang telah mempraktekkan LSS akan memiliki orientasi objektif, metode, dan alat untuk membantu. Perbaikan proses di masa pandemi menjadi lebih penting daripada sebelumnya, dalam lingkungan “new normal” yang mau tidak mau harus dijalani. Terlebih lagi, jelas bahwa ini bukanlah peristiwa jangka pendek; saat ini adalah waktu untuk perubahan struktural. Kita tidak bisa lagi terlalu lama memikirkan kemungkinan-kemungkinan, apalagi mengharapkan pandemi segera berakhir dan situasi kembali seperti sebelumnya tanpa bergerak melakukan sesuatu.

Respon kesehatan masyarakat di berbagai negara bervariasi dengan hasil yang berbeda, tetapi satu aspek dari respon tersebut melibatkan pengujian berbagai protokol. Aturan dan regulasi terus berubah. Hal ini menyebabkan variasi yang tak bisa dihindari, terutama di organisasi. Praktisi dan akademisi memandang Lean Six Sigma adalah metodologi yang dapat efektif untuk mencari faktor yang berkontribusi terhadap variasi ini, menyelami jauh ke dalam komponen proses pengujian dari awal sampai akhir dan menentukan akar penyebab dari variasi yang tidak diinginkan tersebut menggunakan alat yang tepat.

Peluang yang ditawarkan Lean Six Sigma sangat besar karena saat ini memang kita sangat membutuhkan perubahan dan perbaikan proses. Dan juga jelas bahwa kita membutuhkan keseimbangan antara hasil dari inisiatif improvement (penghematan, kepuasan pelanggan, kepuasan karyawan, peningkatan pendapatan) dengan kesehatan serta keselamatan.

Bagaimana Lean Six Sigma membantu organisasi selama masa krisis?

Pertama, mulailah menganggap krisis sebagai hal yang permanen. Cara kita menanggapi krisis akan menentukan tolok ukur di masa depan. Biasanya ketika dihadapkan pada suatu masalah, respon pertama kita adalah mengatasi, memodifikasi, memperlengkapi ulang, atau menjadwalkan ulang.

Dengan membuat tujuan yang memprovokasi untuk mengurangi variasi, profesional di bidang Lean Six Sigma menggunakan metodologi preskriptif, yang disebut Define, Measure, Analyze, Improved and Control (DMAIC), untuk bekerja sama menemukan dan memahami keadaan dan hasil logis dari koneksi variabel yang mendorong kerentanan.

Ketika suatu bisnis mengalami suatu masalah, adalah bijaksana untuk secara konsisten membahas akar masalahnya secepat kita bisa dalam situasi tersebut. Dalam iklim bisnis, Root Cause Analysis (RCA) adalah prosedur yang memungkinkan bisnis untuk memutuskan alasan mengapa masalah tertentu terjadi.

Teknik ini mengidentifikasi sumber masalah dengan menggunakan langkah-langkah dan alat yang tepat sehingga langkah-langkah yang diperlukan dapat diambil di masa mendatang untuk menghindari masalah tersebut terjadi lagi. Investigasi ini dilakukan dengan cara yang sudah ditentukan untuk menggali akar masalah. Ini mencakup berbagai kemajuan, misalnya, menggambarkan masalah saat ini, mengumpulkan informasi mendasar yang terkait dengan masalah, membedakan penyebab potensial, mengenali solusi yang perlu dilakukan agar masalah tidak terulang, mengenali pengaturan, mengaktualisasikan perubahan, dan memperhatikan perubahan.

Dengan lean, penekanannya ternyata lebih pada "mengapa" sehingga kita kemudian dapat mengatasi masalah yang krusial, mencolok, dan berulang. Dalam upaya tersebut, kita mencari cara untuk menyelesaikan masalah utama yang ada dengan risiko kegagalan yang lebih kecil.

Metode 5-Whys juga dapat digunakan untuk mengetahui akar penyebab masalah. Dengan mengajukan pertanyaan “mengapa?” berkali-kali, kita dapat menyelami masalah lebih jauh dan menemukan bahwa tanggapan atas pertanyaan tersebut saling terkait. Kita dapat membuat gambaran yang lebih jelas dan menjabarkan alasan sebenarnya dari masalah yang ada.

Bagaimana cara menggunakan Lean Six Sigma untuk menghilangkan waste?

Fokus utama Lean adalah mengurangi pemborosan (waste). Metodologi ini mengkategorikan delapan jenis waste: cacat (defect), produksi/pelayanan berlebih, menunggu, sumber daya yang tidak digunakan dengan maksimal, transportasi, inventaris, pergerakan, dan pemrosesan berlebihan.

Cacat terjadi ketika produk atau layanan tidak sesuai dengan keinginan klien. Penerapan prinsip enam sigma menggunakan proses DMAIC untuk mengidentifikasi akar penyebab cacat untuk menghilangkan pemborosan akan mudah dilakukan.

Produksi atau pelayanan berlebih mencakup semua produk atau layanan yang dibuat atau diberikan melebihi permintaan pelanggan. Penanggulangan jangka panjang untuk produksi berlebih adalah dengan menerapkan sistem tarik (pull system) yang diubah dari made-to-stock menjadi made-to-order.

Menghilangkan bottleneck dalam proses produksi (atau proses layanan pada organisasi yang menawarkan jasa) dan meningkatkan komunikasi dapat membantu mengurangi waktu tunggu. Pemborosan sumber daya yang tidak digunakan adalah ketika bisnis menempatkan seseorang di tempat yang tidak mereka siapkan. Waste transportasi juga disebut pemborosan pengiriman, dan mencakup waktu yang terjadi terus-menerus saat permintaan diajukan dan saat produk dikirim kepada pelanggan atau klien.

Inventaris, pekerjaan dan operasi atau pemborosan gerakan mencakup semua waktu yang terbuang yang tidak menghasilkan uang dan waktu yang tidak dihabiskan secara baik dan tepat. Ini juga termasuk waste berupa penanganan ekstra, ketika ada kelebihan aset, suku cadang, atau produk, termasuk waste produk/layanan yang ditolak atau tidak bisa dipakai, yang harus dibuang atau diubah.

Sejalan dengan itu, pendekatan Lean Six Sigma membantu bisnis dalam menjamin bahwa aset digunakan dan ditentukan secara produktif. Caranya adalah dengan menghilangkan aktivitas bisnis yang tidak efisien, mengurangi kemungkinan kerugian, dan mendorong peningkatan berkelanjutan dari proses yang menambah nilai bagi pelanggan.

Lean Six Sigma membantu ciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman

Filosofi lean telah terbukti berpotensi membantu bisnis meningkatkan produktivitas dan mengurangi kerugiannya, tetapi juga sangat membantu menciptakan tempat kerja yang aman.

Sebagai contoh, FMEA atau proses penilaian risiko Ini didasarkan pada mengidentifikasi bahaya, menilai risiko, mengurangi risiko ke tingkat yang dapat diidentifikasi, dan mendokumentasikan hasil. Ini adalah proses berulang yang harus dilanjutkan sampai tingkat risiko yang dapat ditoleransi yang telah ditentukan tercapai.

Tool ini bisa digunakan untuk memutus kemungkinan penularan penyakit di dalam perusahaan (deteksi bahaya), dan frekuensi penularan. Jika Anda berbicara tentang deteksi bahaya, Anda bisa menggunakan poka yoke untuk mencegah orang sakit memasuki area kerja. Pengujian temperatur secara massal adalah tindakan penanggulangan yang tepat. Tapi bagaimana dengan waktu yang harus kita ambil untuk pengujian? Takt time analysis dapat dilakukan dengan membandingkan Cycle Time dengan Takt Time.

Jika kita ingin mengatasi frekuensi penularan, Anda membutuhkan kompresi waktu untuk memastikan paparan karyawan pada potensi risiko infeksi hanya terjadi dalam waktu sesingkat mungkin. Salah satu langkahnya juga adalah melakukan social distancing guna mencegah penyebaran Covid-19. kuncinya di sini adalah mulai memikirkan kembali desain proses untuk menciptakan alur kerja yang aman.

Selain itu, Anda bisa menggunakan 5S untuk mengupayakan keselamatan dan keamanan tempat kerja. Ini adalah sistem yang bekerja seiring dengan filosofi Kaizen. Tujuan utamanya adalah untuk mengatur tempat kerja menjadi ruang yang lebih efisien dalam hal biaya, waktu, dan sumber daya lainnya. Metode ini menjaga tempat kerja tetap bersih dan teratur sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan disiplin.

Membukukan lebih banyak pencapaian dengan effort yang lebih sedikit telah menjadi tema dunia kita yang berubah karena terdampak Covid-19. Semua bisnis saat ini membutuhkan keseimbangan antara kemampuan untuk survive secara ekonomi dan kemampuan untuk survive dalam hal kesehatan dan keselamatan. Lean Six Sigma adalah metodologi yang menawarkan keseimbangan tersebut, jika dijalani dengan tepat dan konsisten.