CI sebagai Strategi Bisnis Perusahaan

CI sebagai Strategi Bisnis Perusahaan

Mengapa Continuous Improvement Perlu Dijadikan Strategi Bisnis Perusahaan?

Istilah continuous improvement telah cukup banyak dikenal dan dipahami. Konsepnya memang sederhana, tetapi istilah ini adalah tentang terus memperbaiki dan meningkatkan bisnis, proses, dan cara kerja kita. Bicara tentang menyederhanakan pekerjaan dan mengurangi pemborosan dalam suatu organisasi, continuous improvement (CI) sebagai strategi bisnis dipuji karena keefektifannya. Tapi apa itu CI, dan bagaimana strategi tersebut bisa diterapkan pada bisnis Anda?

Perusahaan yang paling populer dan diihormati di dunia tidak dibangun dalam semalam. Butuh waktu dan perbaikan terus-menerus untuk membawa mereka ke titik di mana mereka berada saat ini — di mana orang tidak berpikir dua kali untuk membeli produk atau menggunakan layanan mereka.

Teknologi terus membentuk cara perusahaan menjalankan bisnis. Lengah sedikit, peluang akan berlalu begitu saja. Jika Anda tidak mau melakukan perubahan secara teratur, Anda akan tertinggal dalam persaingan.

Jika Anda dapat mencapai dua hal itu, Anda akan memiliki pijakan yang kokoh di dunia bisnis, dan akan mampu mendorong organisasi menerapkan perubahan ke arah yang lebih baik dari tahun ke tahun.

Apa itu continuous improvement dan bagaimana strategi ini membantu perusahaan?

Continuous improvement (CI) juga dikenal sebagai Kaizen. Kaizen mengacu pada prinsip yang diadopsi oleh bisnis setelah Perang Dunia II sebagai cara untuk meningkatkan proses dan profitabilitas perusahaan manufaktur.

Kaizen berasal dari kata Jepang "Kai," yang berarti perbaikan, dan "Zen," yang berarti baik. Ketika sesuatu adalah "Kaizen," maka sesuatu itu terus mengalami perubahan sebagai bentuk perbaikan. Konsep dan strategi ini akhirnya diterapkan di berbagai perusahaan selain manufaktur, termasuk perusahaan jasa, pertambangan, institusi kesehatan, pemerintahan dan sebagainya.

Dari perspektif bisnis, Kaizen membantu perusahaan mencapai dua tujuan yang disebutkan di atas: Perusahaan dapat menilai kebutuhan pelanggan dan memenuhinya agar tetap relevan. Perusahaan juga mampu membuat strategi pemasaran yang membentuk sudut pandang publik tentang apa yang mereka tawarkan.

Ketika suatu produk atau layanan terasa tak tergantikan bagi pelanggan, mereka cenderung berkomitmen untuk membelinya dalam jangka panjang. Itulah mengapa branding adalah bagian penting dari identitas perusahaan.

Continuous improvement sebagai strategi bisnis adalah proses berkelanjutan untuk meningkatkan produk, layanan, atau proses yang dilalui organisasi dalam menyediakan produk atau jasanya bagi pelanggan. Perbaikan yang dicari dapat bersifat inkremental dari waktu ke waktu, atau dicapai dengan momen terobosan.

Proses-proses operasional perusahaan terus melalui evaluasi dan perubahan yang konstan, sehingga perbaikan lebih lanjut dapat dikembangkan dan diterapkan. Standar pengukuran yang digunakan untuk mengukur perubahan ini adalah efisiensi, efektivitas dan fleksibilitas dari proses terkait.

Beberapa ahli melihat perbaikan terus-menerus sebagai meta-proses — seperti W. Edwards Deming yang merupakan pendukung CI sejak awal — yang melihatnya sebagai bagian dari sistem yang lebih besar dari tujuan organisasi. Namun secara umum, continuous improvement sebagai strategi bisnis dianggap sebagai proses bertahap dan tidak pernah berakhir, yang diterapkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi untuk memenuhi tujuan perusahaan.

Mengapa penting mengadopsi continuous improvement sebagai strategi bisnis?

1) Persaingan semakin ketat setiap hari

Persaingan adalah hal yang baik. Ini memberi kita dasar untuk membandingkan perusahaan kita dengan para kompetitor dan mendorong kita untuk berbuat lebih baik. Tetapi itu juga berarti kita bukanlah satu-satunya perusahaan yang menawarkan produk, layanan, atau fitur tertentu. Dalam lingkungan yang minim persaingan, Anda dapat lebih mudah mempertahankan sudut pasar Anda, tetapi dalam iklim persaingan saat ini, Anda tidak bisa santai-santai dan berharap semua orang berbuat sama.

2) Kita berbisnis di pasar global

Untuk sebagian besar industri dan bisnis saat ini, kita tidak hanya harus memperhatikan persaingan lokal tetapi juga dengan persaingan asing. Batasan-batasan teritorial semakin kabur, dan produk serta layanan yang bagus dari pasar negara lain kini banyak tersedia di pasar kita. Jika Anda tidak melihat apa yang terjadi di tempat lain di dunia dan mempersiapkan diri dengan baik, Anda tidak akan siap untuk menghadapinya ketika itu tiba.

3) Informasi sangat mudah menyebar

Konsumen terhubung 24/7 hari ini. Mereka memiliki akses kepada semua informasi di ujung jari mereka. Misalnya, 85% konsumen menggunakan Internet untuk menemukan bisnis yang memenuhi kebutuhan mereka. Jika sebelumnya produk, layanan, atau rencana pemasaran dirancang untuk bertahan lama, saat ini Anda harus siap untuk bereaksi terhadap perubahan dan tren di pasar. Sangat penting untuk menggunakan kecepatan arus informasi untuk keuntungan Anda dan tidak duduk dan melihatnya berlalu begitu saja.

4) Dinamika berubah

Tembok di sekitar produk dan layanan yang ditawarkan saat ini telah diruntuhkan, dan perusahaan yang cerdas dan fleksibel menuai hasilnya. Aplikasi seluler menjungkirbalikkan industri taksi offline yang dianggap sudah mapan selama puluhan tahun. Supermarket online menawarkan alternatif untuk supermarket fisik. Pengiriman ke rumah mengubah cara kita membeli produk sehari-hari. Itu tidak berarti bisnis "tradisional" sudah tamat — itu berarti mereka perlu berkembang.

Manfaat continuous improvement sebagai strategi bisnis

Manfaat keseluruhan adalah terjadinya perbaikan terus-menerus dalam tubuh perusahaan. Namun bagaimana hal itu dapat meningkatkan bisnis?

Salah satunya adalah dengan membantu perusahaan merampingkan alur kerja. Dengan terus mencari cara untuk memperbaiki keadaan, yang terjadi adalah pengurangan biaya operasional. Itu adalah hal yang bagus bagi organisasi, karena menghemat waktu dan uang.

Continuous improvement juga dapat mengurangi biaya dan membantu mencegah kelebihan beban. Ketika organisasi terus-menerus mengupayakan proses perbaikan dan evaluasi, pengetahuan yang lebih besar tentang biaya keseluruhan untuk menyelesaikan proyek menjadi lebih terfokus. Jika Anda dapat mengetahui potensi masalah, Anda juga dapat melakukan sesuatu untuk mencegah masalah itu terjadi.

Lalu ada fleksibilitas yang melekat dalam strategi. Jika organisasi selalu mencari cara untuk meningkatkan, maka organisasi tersebut akan fleksibel. Organisasi berubah untuk memanfaatkan peluang. Gerakan konstan ini, jika dikaitkan dengan proses yang dipikirkan dengan matang, akan mengurangi rasa puas diri namun juga mengurangi ancaman dari persaingan.

Prinsip-prinsip continuous improvement sebagai strategi bisnis

Perubahan inkremental: Bukan perubahan paradigma atau penemuan-penemuan baru, tetapi kemajuan yang stabil dan mantap adalah hal yang paling inovatif. Ini membantu menerapkan perubahan secara lebih mudah, serta memberikan kendali kepada organisasi alih-alih harus menanggapi tantangan eksternal.

Karyawan yang memberikan ide: Alih-alih diberikan oleh manajemen, ide untuk perubahan harus datang dari para pekerja, yang paling dekat dengan masalah yang mungkin dialami organisasi. Mereka juga yang memiliki pengetahuan untuk menyelesaikannya.

Perubahan inkremental tidak membutuhkan dana sangat besar: Biaya untuk melakukan perubahan kecil cenderung tidak terlalu mahal dan tidak akan berdampak besar pada anggaran. Penekanannya adalah pada menghilangkan, bukan menambah proses, yang lebih murah.

Karyawan harus memiliki ownership dan akuntabilitas: Dengan memberikan kepemilikan proses kepada karyawan, mereka akan lebih mau berinvestasi dan termotivasi.

Improvement itu reflektif: Strategi continuous improvement hanya akan berhasil jika ada dialog, umpan balik, dan komunikasi terbuka antara karyawan dan manajemen.

Improvement harus dapat diukur dan diulang: Setelah berhasil memperbaiki suatu proses atau pekerjaan, perubahan yang terjadi tidak dibiarkan begitu saja tetapi dipantau dan diukur, sehingga dapat ditentukan keefektifannya. Oleh karena itu, jika perubahan itu berhasil, maka peningkatan tersebut dapat diulang atau diterapkan pada aspek lain dari organisasi.

Menggunakan kaizen untuk menanamkan budaya improvement di perusahaan

Untuk merasakan semua manfaat Kaizen terhadap budaya perusahaan Anda, ada beberapa hal yang ingin Anda lakukan untuk memicu perubahan berkelanjutan.

Yang pertama adalah berhenti memisahkan diri Anda dan manajer terpisah dari karyawan yang lain. Adalah tugas setiap orang untuk berinovasi dan menerapkan perubahan – setiap orang yang bekerja di perusahaan Anda dapat melakukannya.

Selanjutnya, Anda perlu mendiskusikan improvement secara teratur. Mengadakan pertemuan singkat sebelum shift kerja adalah cara yang bagus untuk membuat semua orang termotivasi dan berpikir kreatif.

Menghargai ide dan wawasan setiap orang menciptakan budaya yang mendukung dan terus berkembang. Ketika sesuatu layak dieksplorasi lebih lanjut, pertemuan yang lebih lama dijadwalkan untuk membahas kemungkinannya.

Agar semua orang dapat dan mau mempelajari, merencanakan, mengimplementasikan, dan mengembangkan budaya continuous improvement, Anda perlu memperkenalkan filosofi improvement secara konstan, logis, dan berkelanjutan di seluruh organisasi.

Jika tujuan utamanya adalah keberlanjutan — di mana perusahaan bersaing keras untuk setiap rupiah yang dihasilkan — Anda harus terus berupaya meningkatkan budaya perusahaan dengan menerapkan Kaizen dan memastikan pelanggan dan karyawan menjadi bagian dari proses perbaikan berkelanjutan. Mengenai bagaimana implementasinya, akan kita bahas di artikel selanjutnya.