Strategic Deployment for Cost Reduction
Your Roadmap to Organizational Success and Profitability
“Jika Anda tidak tahu ke mana Anda akan pergi, Anda mungkin akan berakhir di tempat yang salah”. Kutipan terkenal dari Lawrence J. Peter ini melambangkan pentingnya membuat dan mengelola strategi bisnis. Matriks X, juga dikenal sebagai Hoshin Kanri atau Strategic Deployment, memberikan proses yang baik untuk mengembangkan dan menyelaraskan sasaran strategis melalui prioritas, target, dan ownership.
Ada kesalahpahaman di antara banyak perusahaan manufaktur yang mencoba meniru kesuksesan Toyota. Mereka mengira bahwa dengan hanya menerapkan Lean tools, mereka akan mampu menikmati kesuksesan seperti raksasa otomotif Jepang tersebut. Kenyataannya tidak. Sudah banyak perusahaan yang menyadari bahwa bukan itu saja yang mereka perlukan untuk jadi se-sukses Toyota.
Beberapa juga berpendapat bahwa pencapaian Toyota di sektor otomotif terutama berasal dari kurangnya biaya tunjangan kesehatan dan pensiun yang diberikan kepada karyawan, baik yang masih aktif maupun yang telah pensiun. Tidak seperti pesaing Toyota di Amerika Serikat, seperti General Motors, Ford dan Chrysler, yang membayar lebih untuk tunjangan kesehatan. Mereka berpendapat bahwa tidak ada yang secara fundamental lebih baik tentang cara Toyota membuat mobil – Toyota hanya ‘menang’ di kurangnya cost untuk tunjangan kesehatan, lingkungan, dan tenaga kerja yang jadi ‘hambatan’ dari tiga manufaktur otomotif yang berbasis di Detroit tersebut.
Pada kenyataannya, kesuksesan Toyota sebagian besar berasal dari sistem perencanaan dan pelaksanaannya, menurut konsultan lean dan penulis Pascal Dennis, mantan manajer di Toyota Motor Manufacturing Canada.
Sistem tersebut yakni hoshin kanri (atau strategic deployment), the management system (yang tidak ditemukan oleh Toyota). Keduanya membantu Toyota tetap kompetitif dari tahun ke tahun dengan menjaga mata dan tindakan seluruh organisasi terfokus pada pencapaian tujuan yang sama. Ini bukan hanya solusi otomotif, karena pabrikan lain juga menuai manfaat dari strategic deployment.
Apa Itu Strategic Deployment?
Jadi sebenarnya apa itu hoshin planning? Ungkapan Jepang "hoshin kanri" telah ditafsirkan dalam beberapa cara berbeda. Di antara terjemahan yang populer adalah "strategic deployment" atau "policy deployment".
Strategic deployment pada hakikatnya berarti “manajemen dengan kompas”. Kata Jepang hoshin berarti “arah” atau “jarum kompas” dan kata kanri berarti “kontrol” atau “administrasi”. Kerangka perencanaan strategis ini mendefinisikan kondisi saat ini (baseline), kondisi masa depan (target), perubahan yang akan diterapkan (gap), dan juga jalur (roadmap) untuk mencapai tujuan. Ini mengarahkan organisasi menuju tujuan strategis jangka panjang dan tujuan menengahnya yang unik, sambil mempertahankan dan meningkatkan proses dan hasil bisnis utama melalui perencanaan sistematis dan penyelarasan organisasi yang baik.
Strategic deployment adalah proses manajemen yang menyelaraskan — baik secara vertikal maupun horizontal — fungsi dan aktivitas organisasi dengan tujuan strategisnya. Rencana spesifik—biasanya tahunan—dikembangkan dengan tujuan, tindakan, garis waktu, tanggung jawab, dan measurement yang tepat. Secara garis besar, strategic deployment bertujuan untuk merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan yang jelas, menyebarluaskan dan menyelaraskan tujuan tersebut di semua tingkatan organisasi, dan kemudian membuat rencana tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Strategic deployment dapat dimulai sebagai proses top-down ketika sebuah organisasi meluncurkan program lean. Namun, begitu tujuan utama ditetapkan, itu harus menjadi proses top-down dan bottom-up yang melibatkan dialog antara manajer senior dan tim proyek tentang sumber daya dan waktu yang tersedia dan dibutuhkan untuk mencapai target. Dialog ini sering disebut catchball (atau nemawashi) karena ide-ide dikemukakan bolak-balik seperti bola.
Tujuannya adalah untuk mencocokkan sumber daya yang tersedia dengan proyek yang diinginkan sehingga hanya proyek yang diinginkan, penting, dan dapat dicapai yang mendapat approval. (Hal ini untuk menghindari praktik di banyak organisasi untuk memulai banyak inisiatif perbaikan yang populer salah satu bagian organisasi tetapi tidak selesai, karena kurangnya kesepakatan dan ketersediaan sumber daya lintas fungsi).
Saat organisasi berkembang dengan transformasi lean dan mendapatkan pengalaman dengan penerapan kebijakan, prosesnya harus menjadi jauh lebih bottom-top-bottom, dengan setiap bagian organisasi mengusulkan tindakan kepada manajemen senior untuk meningkatkan kinerja. Organisasi lean yang matang menyebut proses ini sebagai strategic deployment atau policy deployment.
Mengapa Strategic Deployment Penting?
Proses yang kita gunakan untuk mengembangkan rencana strategis sama pentingnya dengan rencana itu sendiri. Itulah mengapa banyak organisasi beralih ke pendekatan strategic deployment, yang berfokus pada pembuatan rencana yang mempertimbangkan manajemen harian organisasi dan taktik yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Berikut beberapa keuntungan besar yang bisa didapatkan dengan implementasi strategic deployment:
- Tujuan strategis organisasi dikomunikasikan secara jelas dan luas
Ketika strategic deployment diimplementasikan, umumnya tiga sampai lima tujuan terobosan diidentifikasi dan dikomunikasikan di setiap lapisan organisasi. Ketika semua orang tahu di mana letak gawang, pengambilan keputusan menjadi lebih mudah, dan perselisihan diselesaikan dengan cepat.
- Pemahaman yang jelas tentang keadaan saat ini
Banyak yang menganggap strategic deployment sebagai peta keadaan organisasi dalam versi yang ideal. Seperti peta lainnya, penting untuk memulai dengan melihat di mana posisi organisasi saat ini — biasanya di peta ditandai dengan tulisan "Anda di sini". Salah satu item pertama bisnis di strategic deployment adalah menentukan indikator utama kesuksesan menuju tujuan terobosan dan menetapkan tolok ukur bagaimana kinerja organisasi saat ini.
- Strategic deployment menghasilkan keterlibatan dari setiap lapisan organisasi
Tidak seperti pendekatan perencanaan strategis lainnya, strategic deployment menyebar ke seluruh organisasi. Sasaran, target, dan perbaikan dalam pekerjaan setiap orang, departemen, dan tim diselaraskan dengan peta jalan yang ideal. Orang-orang juga merasa lebih tertarik dan terlibat ketika mereka memahami bagaimana pekerjaan mereka berhubungan dengan gambaran dan tujuan yang lebih besar.
- Strategic deployment menyederhanakan prioritas sumber daya
Sejauh ini, belum ada yang namanya organisasi dengan sumber daya tak terbatas untuk mengabdikan diri pada pekerjaan improvement. Tanpa arahan strategis yang jelas, akan ada argumen yang valid untuk semua jenis proyek, sehingga sulit untuk memutuskan bagaimana berinvestasi untuk mendapatkan dampak terbesar. Namun, dengan adanya strategic deployment, para pemimpin di setiap tingkatan tahu untuk memprioritaskan pekerjaan yang memajukan tujuan yang telah ditetapkan dan menyusun proyek lainnya.
- Pemimpin mendapatkan wawasan kinerja yang berharga
Karena key profirmance indikator (KPI) diketahui, dan tolok ukur ditetapkan sejak awal, para pemimpin memiliki cara yang solid untuk menentukan apakah timnya berhasil membuat kemajuan. Mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi kapan momentum perbaikan terhenti dan menjadi perantara secara proaktif untuk menyelesaikan masalah dan menyediakan sumber daya tambahan sesuai kebutuhan.
Strategic Deployment untuk Cost Reduction
Strategic deployment untuk cost reduction adalah penyebarluasan strategi yang difokuskan kepada penghematan biaya. Metodologi yang digunakan bisa berbagai macam, tapi yang populer di antaranya adalah metode lean. Apakah lean dapat mengurangi biaya? Jawabannya, tentu saja! Tiiachi Ohno menyatakan hal ini dengan sangat jelas: “biaya tidak ada untuk dihitung, biaya ada untuk dikurangi.”
Lima prinsip lean menjadi dasar bagi organisasi lean untuk menjadi organisasi pembelajar melalui pemecahan masalah lean. Akar penyebab adanya biaya hampir sama dengan akar penyebab kinerja proses yang buruk.
Semakin baik kemampuan organisasi lean dalam pemecahan masalah, semakin baik kinerja mereka dalam mengurangi biaya. Tetapi menjadi ahli dalam pemecahan masalah membutuhkan waktu karena secara keseluruhan, organisasi perlu belajar, yang berarti pengurangan biaya juga akan memakan waktu.
Pendekatan jangka panjang untuk pengurangan biaya ini bertentangan dengan praktik pengurangan biaya konvensional yang biasanya berfokus pada pencapaian tingkat pengurangan biaya dalam periode waktu yang singkat melalui keputusan dan tindakan manajemen top-down.
Karena itulah, pendekatan lean untuk pengurangan biaya harus dikomunikasikan dan direncanakan dengan baik, dan di situlah strategic deployment berperan.
Sebenarnya implementasi strategic deployment bukanlah sesuatu yang rumit, tetapi setiap langkah penting untuk membuat rencana tindakan yang dapat dilaksanakan secara efektif dalam kerangka waktu yang diharapkan.
Sasaran yang diselaraskan memastikan bahwa setiap orang bekerja menuju tujuan yang sama (misalnya: cost reduction), dan tinjauan yang dilakukan secara berkala membantu memastikan bahwa pekerjaan tetap pada jalurnya.
Jika Anda mencari metode perencanaan yang akan membantu organisasi membuat lompatan ke tingkat berikutnya (dan mencapai target besarnya), strategic deployment adalah pilihan yang bagus untuk dipertimbangkan.
6 Dec 2023 01:40 | Zani