Operational Excellence
Your Key to Achieve Continuous Improvement & Lifetime Profitability
Operational excellence adalah salah satu istilah yang paling penting—dan membingungkan—di dunia bisnis. Setiap perusahaan yang ingin memiliki sustainability dan kekuatan untuk survive perlu berjuang dan mencapai operational excellence. Tetapi seperti apa sebenarnya operational excellence itu? Apa taktiknya? Dan yang paling penting, apa yang harus dilakukan sebelum dan sesudahnya?
Operatonal excellence meliputi seluruh kemampuan yang dimiliki perusahaan untuk menghadapi dan beradaptasi terhadap perubahan dengan gesit dan fleksibel. Organisasi yang berhasil mencapainya pada dasarnya telah menjalankan strategi bisnis yang lebih sukses dibandingkan para kompetitornya. Organisasi seperti ini biasanya digambarkan sebagai organisasi yang kokoh, tangguh dan relevan secara konsisten. Mereka tetap kuat di tengah perubahan seperti persaingan baru, pandemi, atau transformasi digital.
Prinsip-prinsip operational excellence mempersiapkan perusahaan untuk menghadapi gangguan (disruption) dalam ekonomi global, dan dapat mengidetifikasi peluang lebih cepat dibandingkan para pesaingnya, bahkan di saat krisis. Pada akhirnya, organisasi yang unggul secara operasional akan memetik manfaat dari peningkatan efisiensi yang memaksimalkan value untuk pelanggan. Semua mengarah kepada profitabilitas yang lebih besar dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Namun, kunci untuk mencapai operational excellence berbeda dengan apa yang dipikirkan kebanyakan pemimpin bisnis. Reaksi umum banyak bisnis agar survive di tengah ketidakpastian adalah memangkas biaya—seringkali cukup drastis. Meskipun menutup pabrik atau menghilangkan salah satu lini produk akan meningkatkan pendapatan dalam jangka pendek, tindakan seperti itu tidak akan menopang bisnis jauh ke depan.
Apa Itu Operatonal Excellence?
Operational excellence adalah metodologi yang memperjuangkan keberhasilan di seluruh proses organisasi. Ini adalah bagian dari organizational leadership dan organizational intelligence. Tujuan akhirnya adalah memastikan terpenuhinya ekspektasi pelanggan secara berkelanjutan, dengan terus meningkatkan proses-proses operasional bisnis.
Operational excellence didefinisikan sebagai proses pelaksanaan strategi bisnis yang lebih konsisten dan lebih andal dibandingkan para pesaing, menghasilkan pendapatan yang meningkat, risiko operasional yang lebih rendah, dan biaya operasi yang lebih rendah.
Pada kenyataannya, mendefinisikan operational excellence tidaklah mudah. Kita akan sering menemukan definisi yang terlalu luas atau terlalu sempit sehingga tampak sangat masuk akal (hanya) di atas kertas — menjadi perusahaan kelas dunia, menjadi yang terbaik secara global, keunggulan dalam segala hal yang kita lakukan, dan sebagainya, dan sebagainya.
Definisi populer yang lebih sederhana dari Institute for Operational Excellence adalah sebagai berikut: Operational excellence adalah kondisi organisasi ketika setiap karyawan dapat melihat aliran value untuk pelanggan dan memperbaiki aliran tersebut sebelum mengalami gangguan. Mendefinisikan keunggulan operasional dengan cara ini berhasil karena berlaku untuk semua level organisasi, dari C-level hingga karyawan di lini depan.
Setiap orang menyadari bahwa—untuk area yang mereka tangani secara langsung—harus ada aliran proses produk atau informasi yang terlihat dan mereka harus dapat mengenali apakah aliran itu normal atau tidak normal, dan apa yang harus dilakukan jika tidak normal atau terjadi gangguan. Dengan kata lain, suatu produk mengalir dari proses A ke proses B dalam jumlah tertentu, pada waktu tertentu, ke lokasi tertentu; jika tidak terjadi seperti ini, maka artinya ada sesuatu yang salah.
Bagian kedua dari definisi tersebut berarti bahwa ketika terjadi kesalahan, karyawan harus tahu bagaimana memperbaiki masalah tanpa harus meminta izin atau perintah dari manajer, melaporkannya kepada manajemen atau mengadakan rapat. Idenya di sini adalah, karyawan berfokus pada mempertahankan proses berjalan secara normal, sementara manajemen berfokus pada pertumbuhan bisnis.
Mengapa Operational Excellence Penting?
Berjuang untuk mencapai operational excellence memberi dampak pada hampir setiap industri, termasuk manufaktur, perawatan kesehatan, teknologi, konstruksi, pertambangan, retail, hospitality dan lain sebagainya. Hal ini karena perbaikan yang berfokus pada peningkatan proses dan sistem.
Jadi, apa manfaat operational excellence, dan bagaimana cara mencapainya?
Katakanlah langkah pertama perusahaan untuk mencapai operational excellence adalah mengubah dirinya menjadi organisasi manajemen operasi yang ramping (lean).
Manakah dari atribut berikut ini yang bukan untuk operasi lean?
- Overproduksi produk
- Waktu downtime karyawan yang sering
- Kelebihan persediaan yang terus-menerus terjadi
- Semua yang disebutkan di atas
Jadi, manakah dari atribut berikut ini yang bukan untuk operasi lean? Jawabannya: D. Semua yang disebutkan di atas
Dengan metode lean management, perusahaan mendapat manfaat dari penghapusan pemborosan, pengurangan biaya operasi, dan pertumbuhan laba.
Ada banyak manfaat lain yang berdampak pada organisasi di luar peningkatan metrik operasional, termasuk:
- Peningkatan kerja tim dan kolaborasi
- Tenaga kerja yang lebih berdaya dan produktif
- Value yang lebih baik bagi pelanggan dan peningkatan interaksi dan layanan
- Komunikasi yang lebih baik dan lebih terbuka antar level organisasi.
Sasaran Operational Excellence
Operational Excellence didasarkan pada metodologi seperti Six Sigma, Lean Management, Kaizen, dan Model Shingo. Setiap metode memiliki seperangkat prinsip inti untuk membantu memandu keputusan kita.
Meskipun demikian, praktik terbaiknya adalah menetapkan tujuan yang jelas saat menerapkan proses atau program baru apa pun dalam bisnis kita. Sasaran yang ditetapkan membuatnya lebih mudah untuk mencapai ROI.
Mari kita lihat jenis tujuan operasional apa yang perlu dipertimbangkan saat membuat rencana:
- Tujuan yang Berorientasi Operasional
Tujuan operasional fokus pada peningkatan produktivitas perusahaan dan peningkatan kualitas produk atau layanan. Contoh sasaran adalah meningkatkan tindakan keselamatan dan meningkatkan fleksibilitas produk atau layanan.
- Tujuan yang Berorientasi Finansial
Tujuan keuangan bertujuan untuk meningkatkan metrik keuangan. Peningkatan berkelanjutan ini adalah hasil dari operasi yang lebih baik, hubungan pelanggan yang lebih kuat, dan nilai yang lebih baik bagi pelanggan. Mereka sering datang sebagai hasil dari pertumbuhan laba, pemangkasan biaya, dan menghasilkan arus kas bebas.
- Tujuan yang Berorientasi Orang
Akhirnya, tujuan yang berorientasi pada orang berkonsentrasi pada upaya tenaga kerja dan budaya yang memainkan peran penting dalam membuat organisasi beroperasi dengan sangat baik. Contohnya termasuk menumbuhkan keterlibatan karyawan dalam upaya operational excellence, meningkatkan pelatihan keterampilan, dan memaksimalkan produktivitas karyawan.
Metodologi Operational Excellence
Suatu organisasi dapat mencapai operational excellence dengan meningkatkan budaya dan kinerja perusahaannya. Ini mengarah pada pertumbuhan berkelanjutan jangka panjang. Bisnis harus melihat melampaui peristiwa satu kali biasa untuk mempertimbangkan strategi perubahan jangka panjang. Banyak metodologi telah digunakan selama puluhan tahun untuk meningkatkan budaya bisnis untuk mencapai operational excellence. Berikut ini adalah tiga metodologi paling populer.
- Six Sigma
Six Sigma terdiri dari sekumpulan tools yang dapat digunakan untuk memperbaiki proses bisnis dan menghasilkan produk yang lebih baik. Six Sigma bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dengan mengidentifikasi dan menghilangkan variasi.
Lebih dari 50 persen perusahaan Fortune 500 telah mengadopsi Six Sigma. Metodologi ini telah membantu perusahaan Fortune 500 menghemat sekitar $427 miliar dalam 20 tahun terakhir, menurut penelitian. Proses bisnis yang berjalan pada tingkat Six Sigma tak akan memproduksi 3,4 barang defect (cacat) per satu juta peluang. Setiap kegagalan untuk memenuhi harapan pelanggan adalah defect.
- Lean
Lean adalah tentang menghilangkan pemborosan dari proses produksi. Ini menyatakan bahwa perusahaan seharusnya hanya fokus pada nilai yang ditambahkannya pada bisnisnya. Lean juga mengajarkan bahwa setiap proses memiliki hambatan dan memfokuskan upaya kita untuk memperbaiki hambatan tersebut akan mengarah pada jalur tercepat menuju kesuksesan. Prinsip utama Lean berfokus pada peningkatan kualitas produk dan layanan serta menghilangkan biaya yang tidak perlu. Berikut beberapa metode terkait Lean:
Kaizen – Istilah Bahasa Jepang yang berarti “berubah untuk jadi lebih baik.” Continuous improvement adalah kekuatan pendorong di belakang Kaizen. Ini adalah tentang memberdayakan tim untuk bekerja sama dan bertanggung jawab atas area organisasi mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk melakukan perbaikan bertahap.
Sistem 5S – Sistem 5S adalah metode organisasi yang namanya berasal dari lima kata Jepang, seiri (seiton), seiketsu, seiketsu, sieso, dan shitsuke). alam bahasa Indonesia, kita bisa menterjemahkan 5S sebagai 5R; Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), Shitsuke (Rajin). Sistem 5S meningkatkan keselamatan, produktivitas, waktu aktif, dan moral secara keseluruhan.
Kanban – Kanban adalah teknik visual yang mengatur aliran barang di dalam dan di luar pabrik. Ini membantu menghilangkan pemborosan inventaris dan pemborosan produksi berlebih. Kartu kanban dapat ditampilkan di papan untuk menunjukkan kapan inventaris harus diisi ulang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk hanya menghasilkan apa yang mereka butuhkan, sehingga mengurangi limbah dan persediaan.
Operational Excellence dan Continuous Improvement
Operational excellence dan continuous improvement (CI) berjalan selaras dalam mencapai organisasi yang ramping (lean). Tapi keduanya berbeda. Continuous improvement dapat didefinisikan sebagai upaya berkelanjutan untuk meningkatkan proses, produk, atau layanan organisasi dari waktu ke waktu. Peningkatan terjadi secara bertahap dari waktu ke waktu, bukan langsung dari satu terobosan.
Meskipun continuous improvement itu penting, ia tidak bisa berdiri sendiri, karena organisasi terus tumbuh dan menyempurnakan proses, produk, dan layanannya. Di sinilah operational excellence berperan. Operational excellence lebih kepada pola pikir yang memanfaatkan prinsip dan alat (tools) tertentu untuk menciptakan perbaikan berkelanjutan dalam suatu organisasi.
Operational excellence adalah tentang menerapkan alat dan proses yang tepat untuk menciptakan budaya kerja yang ideal yang memberdayakan karyawan, agar mereka memiliki ownership atas aliran operasi dan memastikan continuous improvement berjalan konstan.
Mencapai Operational Excellence dengan Continuous Improvement
Proses continuous improvement didorong oleh metodologi seperti Lean Six Sigma, Toyota Production System (TPS), dan Kaizen. Meskipun sangat efektif dalam membantu organisasi mencapai landasan praktik terbaik untuk operational excellence, metodologi yang berfokus pada fungsi ini perlu diadaptasi untuk digital workplace.
Operational excellence mendorong peningkatan pengukuran dalam metrik kinerja utama. Metrik ini dapat dikumpulkan oleh algoritme, pembelajaran mesin, atau aplikasi kecerdasan buatan (AI) lainnya. Daripada hanya mencoba untuk meningkatkan statistik sesaat, operational excellence berusaha untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan.
Saat ini, program operational excellence bergantung pada komitmen untuk continuous improvement yang terintegrasi. Sistem bisnis canggih ini memungkinkan perusahaan untuk bermigrasi dari sistem manajemen peningkatan fungsional ke sistem manajemen berbasis proses yang berfokus pada pelanggan. Pada dasarnya, pendekatan terintegrasi untuk CI memecah silo fungsional organisasi dan menyatukan semua orang, proses, dan praktiknya di seluruh value stream untuk memberikan produk dan layanan unggul yang konsisten.
Contoh Operational Excellence
Untuk memahami seperti apa operational excellence, berikut beberapa contoh perusahaan yang menunjukkan operational excellence pada level yang seharusnya dikejar oleh perusahaan lain. Berikut ini beberapa contoh operational excellence di berbagai industri: manufaktur, teknologi informasi, perawatan kesehatan, dan konstruksi.
Toyota
Toyota adalah salah satu perusahaan pertama yang menggunakan istilah "lean" dan menunjukkan kepada dunia cara beroperasi dengan jumlah karyawan terbaras dan pengurangan waste produk alias mengurangi produk yang terbuang. Alur proses mereka konstan, dapat diprediksi, dan dapat diskalakan.
Ini dimulai pada pertengahan 1900-an setelah negara-negara pulih setelah Perang Dunia II. Toyota menghadapi kebangkrutan dan hanya memproduksi sekitar 2.600-2.700 mobil per tahun, sedangkan Ford sangat jauh di depan, dengan 7.000 mobil setiap hari. Bagaimana mereka bisa bersaing?
Kepala insinyur Shigeo Shingo dan Taiichi Ohno menggunakan lean untuk menggerakkan Toyota menuju proses yang memungkinkan mereka membuat lebih banyak mobil dengan lebih sedikit mesin dan orang, lebih sedikit ruang dan waktu, dan secara keseluruhan mengurangi energi. Toyota sekarang menjadi salah satu perusahaan mobil paling menguntungkan dan berskala besar di dunia.
Jabil
Jabil adalah perusahaan yang berbasis di Amerika Serikar yang termasuk dalam tiga bisnis manufaktur elektronik teratas di dunia. Mereka telah berbisnis selama lebih dari 50 tahun dan berada di jalur yang tepat untuk tetap untung dan sukses setidaknya selama 50 tahun lagi.
Jabil berfokus pada operational excellence melalui tim kepemimpinan mereka—mereka secara strategis menyelaraskan tanggung jawab dengan visi yang jelas dari manajemen. Mereka percaya bahwa agar tetap kompetitif dan menguntungkan, bisnis harus terus mengubah dirinya sendiri. Mereka bekerja dengan visi menuju prinsip-prinsip yang menghasilkan keuntungan, bukan hanya alat. Alat adalah cara perusahaan memperkuat diri dan mendorong ketahanan; namun, tim mereka perlu memiliki landasan yang berakar pada keyakinan perusahaan.
Wipro
Banyak perusahaan dalam layanan teknologi informasi (TI) mengetahui bahwa untuk mencapai keunggulan operasional, Anda harus terus meningkatkan proses serta budaya tempat kerja.
Di Wipro, mereka menawarkan dunia tidak hanya layanan TI tetapi juga layanan konsultasi, outsourcing, dan integrasi sistem serta solusi untuk meningkatkan bisnis lain. Mereka tahu bahwa berkonsentrasi pada seluruh pengalaman pelanggan (dengan karyawan yang fleksibel dan waktu layanan yang dapat diprediksi untuk konsumen) serta menawarkan harga basic dengan jumlah margin rata-rata akan membantu menjaga loyalitas pelanggan dan menjaga aliran pendapatan.
MonteVista Home
Pekerjaan konstruksi membutuhkan banyak proses yang perlu disederhanakan untuk produksi yang efisien serta terdokumentasi dengan baik untuk tujuan keselamatan dan pelatihan. Ini adalah pekerjaan yang sangat teknis dengan peluang untuk menjadi serangkaian rutinitas (dengan cara yang baik), dan dapat keluar jalur jika semua orang tidak mengikuti protokol.
MonteVista Home awalnya berada di posisi kurang baik karena kurangnya dokumentasi proses. Banyak proyek tertinggal, yang pada gilirannya memengaruhi tim lain, sehingga menurunkan efisiensi dan pendapatan.
MonteVista menggunakan perangkat lunak pemetaan proses untuk memperketat dokumentasi prosesnya. Ini beralih dari berjuang dengan komunikasi organisasi menjadi mudah mengakses dokumen dan proses, pada gilirannya memungkinkan mereka untuk membawa dan melatih karyawan baru dalam hitungan jam.
Operational excellence adalah sesuatu yang harus diusahakan oleh setiap bisnis. Siapa pun yang memiliki atau mengelola perusahaan, dan ingin menjadikannya sukses, efisien, menguntungkan sambil mempertahankan karyawan yang inovatif, berdaya, dan positif yang setia pada produk dan perusahaan, mereka harus mengejar keunggulan operasional ini.
6 Dec 2023 01:35 | Zani