Finance Involvement in CI

Finance Involvement in CI

Bagaimana Mendapatkan Buy-in Departemen Finance untuk Inisiatif Improvement

Inisiatif continous improvement dan semua proyek yang dijalani organisasi tak akan berhasil tanpa dukungan dari berbagai sendi organisasi. Sangat krusial untuk memastikan dukungan dari stakeholder dan pimpinan perusahaan, namun yang juga tak bisa diabaikan adalah memastikan dukungan dari departemen keuangan, alias finance. Lalu bagaimana cara mendapatkan buy-in dari departemen tersebut?

Inisiatif continuous improvement bukanlah pekerjaan satu orang. Oleh karena itu diperlukan tim yang terintegrasi dengan baik dan memahami metodologi yang sama. Organisasi yang ingin menjalankan proyek-proyek improvement yang berhasil harus mengidentifikasi anggota tim yang tepat, dan juga departemen yang tepat. Departemen keuangan alias finance tentu harus ada dalam jajaran pendukung inisiatif improvement organisasi.

Mendapatkan buy-in dari departemen finance akan memastikan inisiatif improvement seperti proyek Lean Six Sigma di organisasi dapat terus mendapatkan dukungan finansial yang dibutuhkan. Karena memang inisiatif semacam ini tentu memerlukan budget yang mungkin tidak sedikit, atau harus kontinyu untuk memastikan hasil yang diinginkan.

Lalu bagaimana cara meyakinkan finance bahwa proyek improvement yang akan dijalani ini layak untuk didukung? Tentu selain menjelaskan semua keuntungan yang akan didapatkan oleh departemen yang menjadi stakeholder proyek — misalnya keuntungan di sisi operasional — project owner harus mampu menjelaskan keuntungan yang akan dinikmati departemen finance dari proyek terkait.

Bagaimana Proyek Lean Six Sigma Menguntungan Departemen Finance

Proyek Lean Six Sigma akan memberikan keuntungan bagi departemen finance. Six Sigma adalah tentang pengurangan cacat (defect). Metodologi ini dikhususkan untuk menciptakan konsistensi. Dengan Six Sigma, Anda diizinkan melakukan 3,4 kesalahan untuk setiap satu juta hasil yang terwujud. Dengan target tersebut, operasional tidak memiliki banyak ruang gerak, dan untuk beberapa industri, itu mungkin target yang terlalu ambisius.

Misalnya, jika Anda mendapatkan satu ban kempes untuk setiap 275.000 mil yang Anda kendarai, Anda dianggap telah gagal mencapai Six Sigma. Namun dalam beberapa kondisi, hal itu mungkin tidak mengapa.

Namun, ada industri lain, di mana Six Sigma (dan peningkatan proses umum) adalah yang terpenting. Jika satu dari setiap 275.000 pesawat komersial gagal mengudara (Menurut FAA, lebih dari 42.000 pesawat terbang setiap hari), kita akan melihat kecelakaan setiap minggu. Dan maskapai tidak akan lama berbisnis.

Keuangan adalah jenis industri yang serupa. Akurasi dan presisi sangat penting, karena satu kesalahan pembulatan dapat membuat seluruh laporan keuangan organisasi kacau. Kekacauan ini bisa berujung pada audit dan penalti, dan tentu saja akan menyusahkan departemen keuangan. Tak hanya itu, hal ini juga dapat menempatkan para stakeholder dalam masalah hukum yang serius.

Itu sebabnya metodologi pengurangan cacat seperti Six Sigma sangat relevan bagi departemen keuangan. Berikut adalah beberapa cara profesional bagaimana departemen keuangan dapat menggunakan Six Sigma dan Lean untuk mengurangi kesalahan dalam pekerjaan mereka.

1) Ukur Indikator Kinerja, Bukan Hasil

Keuangan adalah tentang pengukuran dan penghitungan. Tergantung pada metode penghitungan yang digunakan, departemen keuangan akan menghitung uang tunai atau mempertimbangkan peristiwa ekonomi. Dan sementara uang tunai mungkin menjadi tolok ukur bagi kesehatan keuangan suatu organisasi, uang tunai tidak banyak bicara tentang keandalan karyawan atau proses di departemen keuangan.

Menerapkan metodologi Six Sigma berarti mengukur kinerja. Itulah gunanya Key Performance Indicator (KPI). Departemen keuangan benar-benar dapat memprediksi dan bersiap untuk menghadapi kesalahan jika mereka tahu jenis KPI apa yang biasanya menyebabkan kekacauan perhitungan akuntansi.

2) Saat Mengukur KPI, Berhenti Mengukur Hal-Hal yang Tidak Penting

Kesederhanaan adalah bagian besar dari Lean Six Sigma — bagaimana Anda dapat menyelesaikan tugas dalam langkah paling sedikit, dengan orang paling sedikit, dengan informasi paling sedikit?

Dalam banyak kasus (terutama di bank), departemen keuangan mengumpulkan terlalu banyak data tentang orang-orang yang bekerja dengan mereka. Misalnya, status perkawinan seseorang (atau berapa tahun mereka memiliki rekening giro yang sama) tidak selalu merupakan indikator yang jelas untuk menggambarkan keahlian mereka di bidang keuangan.

Dengan berfokus hanya pada titik data yang paling penting, departemen keuangan dapat menghemat waktu pemrosesan tanpa mengorbankan presisi atau akurasi.

3) Simpan Semua Data yang Dapat Ditindaklanjuti dalam Repositori

Tergantung pada industrinya, departemen keuangan menggunakan lebih banyak data daripada setiap departemen lain dalam suatu organisasi. Hampir setiap keputusan ditangani dengan menganalisis angka, dan jika angka tersebut tidak mudah ditemukan, profesional keuangan dapat menghabiskan banyak waktu untuk mencari data.

Sayangnya, seringkali hal itu jadi pekerjaan yang sia-sia dan dapat menurunkan efisiensi.

Membuat repositori untuk data penting (seperti laporan klien, angka keuangan, dan informasi kontak) dapat menghemat banyak waktu setiap periode pembayaran. Hal ini akan sangat memudahkan karyawan di departemen keuangan — mereka tidak perlu buang waktu menggali dokumen yang bertumpuk, memeriksa flash drive lama, dan menelusuri rantai email panjang untuk mencari angka yang mereka butuhkan.

4) Padukan Lean Six Sigma dengan Industri 4.0

Revolusi industri keempat telah melebarkan sayapnya ke semua industri untuk memberikan dampak positif bagi industri-industri tersebut. Departemen keuangan juga merupakan salah satu pihak yang telah memanfaatkan kekuatan industri 4.0 secara luas. Banyak sektor keuangan berkembang pesat karena dorongan positif dari inovasi digital dan otomatisasi proses keuangan yang ditawarkan Industri 4.0.

Jika dibandingkan dengan revolusi industri sebelumnya, revolusi industri keempat berkembang dengan kecepatan eksponensial alih-alih linier. Dalam revolusi ini, kita melihat perpaduan teknologi yang mengaburkan batas antara domain digital, fisik, dan biologis, menciptakan apa yang disebut sistem siber-fisik. Perubahan ini tentu akan berdampak pada peran profesional akuntansi dan keuangan.

Para ahli percaya bahwa ada sinergi besar antara Lean Six Sigma dan Industri 4.0 dan, pada akhirnya, keduanya berada di bawah payung continuous improvement.

4) Gunakan Kaizen untuk Menangani Masalah Secara Proaktif

Ketika masalah memang muncul, gunakan pola pikir improvement yang proaktif. Jangan memikirkan kesalahan atau cek-cok dengan anggota tim. Alih-alih, analisis masalah secara objektif, catat bagaimana (atau mengapa) itu terjadi, dan berkomitmen untuk menghindarinya di masa depan.

Kaizen, yang berasal dari bahasa Jepang yang artinya "perbaikan," adalah alat Lean Six Sigma yang layak dipertimbangkan bagi mereka yang ingin mengelola keuangan pribadi dengan lebih baik. Ini juga membutuhkan pemeriksaan menyeluruh terhadap suatu proses. Kaizan berfokus pada perubahan kecil dan berkelanjutan yang seiring waktu dapat berdampak besar.

Dengan menggunakan teknik Kaizen, Anda tidak perlu memperbaiki masalah di departemen keuangan dalam satu bulan karena hal itu hanya akan menyebabkan frustrasi. Namun, langkah-langkah kecil dapat dengan cepat berubah menjadi perubahan besar.

Terakhir namun tak kalah penting, pesan yang tepat dari jajaran kepemimpinanakan mempengaruhi penerimaan di kalangan “akar rumput” dalam organisasi. Di tingkat organisasi yang lebih rendah di mana sebagian besar perubahan akan terjadi (dan dirasakan oleh semua orang), sangat penting untuk meyakinkan karyawan bahwa perubahan adalah hal yang diperlukan. Organisasi dan project owner perlu melibatkan mereka dan selanjutnya menanamkan budaya continuous improvement, termasuk di departemen keuangan.