Good CI Implementation

Good CI Implementation

Resep Rahasia untuk Keberhasilan Inisiatif Continuous Improvement

Makin banyak perusahaan yang menyadari pentingnya memiliki budaya perbaikan berkelanjutan alias continous improvement, dan kemudian mulai menjalankan inisiatif perbaikan dengan berbagai metodologi. Namun sayangnya, menurut hasil survey yang dilakukan terhadap 100 perusahaan, hanya 46% saja yang berhasil menjalankan inisiatif improvement dengan efektif. Sekitar 54% sisanya masih berkutat dengan berbagai masalah yang menghambat kesuksesan CI, dan banyak dari mereka tidak memahami di mana letak kesalahannya. Lalu apa saja kunci kesuksesan CI yang harus dipahami sebelum sebuah organisasi memutuskan untuk memulai inisiatif perbaikan?

Kemampuan untuk menciptakan budaya Continuous Improvement (CI) adalah keterampilan yang sangat diminati saat ini. Banyak perusahaan di seluruh dunia kini telah mulai menerapkan metodologi seperti Lean, Six Sigma, dan Kaizen untuk meningkatkan proses bisnis dan mengembangkan sumber daya manusianya. Para pemimpin yang mampu melibatkan staf mereka di semua tahap proses peningkatan berkelanjutan, mulai dari mengidentifikasi peluang untuk peningkatan hingga menguji dan mengevaluasi solusi, melihat metrik yang ditingkatkan di bidang kualitas, keamanan, kepuasan, dan keuntungan. Namun sayangnya, menurut survei yang dilakukan atas 100 perusahaan, hanya 46% saja yang telah berhasil menjalankan inisiatif CI secara efektif.

Inisiatif improvement yang sukses adalah kunci dari kemampuan perusahaan untuk mempertahankan keunggulan dalam persaingan. Sayangnya, banyak eksekutif perusahaan yang begitu terpaku pada pertumbuhan dan keuntungan yang cepat sehingga mereka mengabaikan pentingnya mengevaluasi proses yang mereka terapkan ketika bisnis diluncurkan. Kegagalan untuk mencurahkan fokus yang memadai untuk perbaikan proses dapat menyebabkan kemacetan operasional, layanan yang buruk, dan tingkat kepuasan pelanggan yang rendah.

Organisasi yang sukses sering kali ditentukan oleh proses dan kemauan mereka untuk berkembang. Semakin terperinci dan fokus organisasi pada perencanaan, penerapan, peninjauan, dan penyempurnaan prosesnya, semakin baik. Metode ini sering disebut sebagai siklus plan-do-check-act, alias PDCA, proses empat langkah yang digunakan untuk mewujudkan perbaikan berkelanjutan. PDCA adalah upaya tim yang sedang berjalan dan bersama yang digunakan organisasi untuk meningkatkan produk, layanan, dan proses internal demi mencapai kinerja yang terus membaik.

Di beberapa organisasi, inovasi membantu manajer menciptakan kebiasaan sehari-hari dengan disiplin yang baik. Kebiasaan-kebiasaan inilah yang pada akhirnya akan membentuk sebuah budaya yang dikenal sebagai budaya continuous improvement.

Ada perbedaan besar antara membangun program continuous imptovement dan budaya continuous imptovement. Membangun budaya yang menghargai peningkatan proses mengharuskan kita untuk mengidentifikasi perilaku yang kita ingin karyawan tunjukkan setiap hari. Keberhasilan membangun budaya CI melibatkan hal-hal berikut:

• Karyawan terlibat dengan mengajukan ide dan mendiskusikan masukan-masukan
• Tidak ada perbedaan dalam cara setiap karyawan melakukan pekerjaan yang sama persis
• Semua karyawan memahami peran mereka dan bagaimana kinerja mereka dikaitkan dengan hasil
• Setiap karyawan fokus untuk terus meningkatkan proses kerja mereka
• Konsistensi antar departemen terpelihara.

Berikut ini langkah-langkah PDCA yang dapat dijalani untuk memastikan inisiatif improvement berjalan dengan efektif di organisasi.

1) Plan — Rencanakan

Setiap produk, layanan, atau proses yang sukses dimulai dengan sebuah rencana. Dalam upaya mengembangkan bisnis, kitaharus terlebih dahulu mengidentifikasi masalah yang kita alami, menilai mengapa hal itu terjadi sejak awal dan menetapkan sasaran untuk bisnis serta setiap anggota tim kita untuk membuat perubahan positif.

Untuk mencapai ini, pertama ukur kapasitas tim kita untuk menentukan berapa banyak waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai hasil yang kita inginkan. Contohnya, selenggarakan pelatihan karyawan jika kita ingin meningkatkan program pelatihan untuk mengembangkan tim dan bisnis. Tetapkan tujuan terlebih dahulu dan kemudian buat garis besar langkah-langkah yang diperlukan untuk mewujudkan improvement dan revenue atas investasi yang lebih besar.

Setelah target improvement dikembangkan, kita perlu mendapatkan dukungan dari stakeholder utama dan mengkomunikasikan pesan tersebut ke seluruh organisasi . Umpan balik dari stakeholder sangat penting dan akan memungkinkan kita untuk menyempurnakan target.

Penting untuk menuliskan tujuan kita dan memungkinkan setiap orang di organisasi untuk memiliki akses ke sana. Hanya dengan memiliki visi yang sama dan pemahaman yang sama tentang misi, seluruh organisasi dapat bergerak menuju pencapaian tujuan.

Namun perlu diingat, kemampuan individu/karyawan di perusahaan untuk mendukung program improvement terbatas pada tool yang mereka pahami. CI bukanlah fenomena alami dalam organisasi. Satu-satunya cara untuk memungkinkan dan memberdayakan karyawan untuk memulai inisiatif CI ini adalah dengan mendidik mereka tentang proses dan manfaat improvement.

Beberapa tool seperti manajemen visual, 5S, Kanban, dan sebagainya diajarkan dalam jangka waktu sehari, dan efeknya dapat langsung terlihat. Penting untuk dicatat bahwa ingatan karyawan juga dapat berkurang dari waktu ke waktu dan prioritas lain mungkin menghalangi program CI. Akibatnya, pelatihan dan pendidikan perlu terus dilakukan. Bagi sebagian orang, pelatihan dapat menjadi pengenalan konsep dan alat perbaikan berkelanjutan. Bagi yang lain, ini bisa menjadi pengingat praktik dan perilaku yang harus mereka tunjukkan setiap hari. Jadi sangat penting untuk menyusun rencana pelatihan dan workshop bagi karyawan.

2) Do — Lakukan

Setelah kita memiliki rencana, inilah waktunya untuk mengimplementasikan rencana tersebut. Jangan lupa untuk terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dan dukungan dari para stakeholder untuk proses, produk, atau layanan yang ingin kita tingkatkan. Untuk melihat ROI maksimum, bisnis mungkin mendapatkan keuntungan dari menempatkan strategi, taktik, dan tindakan yang melandasi implementasi — terutama jika kita memiliki sumber daya untuk melakukannya. Meskipun hal ini tidak selalu diperlukan, terutama untuk organisasi yang baru mengenal siklus PDCA, ini dapat membantu manajemen menentukan peran anggota tim yang ditugaskan untuk perbaikan proses, serta langkah-langkah yang harus mereka ambil untuk implementasi yang mulus. Saat kita menjalankan rencana ini, pastikan untuk mengumpulkan data kunci di sepanjang jalan; metrik ini nantinya akan digunakan untuk mengukur hasil.

Setiap program continuous improvement membutuhkan proses. Proses atau kerangka kerja untuk perbaikan adalah model operasi dan serangkaian prosedur yang bila dijalankan dengan benar akan mengarah pada pengembangan, analisis, dan adopsi ide-ide perbaikan. Beberapa kerangka kerja yang berhasil untuk program CI sudah terbukti efektif dan banyak digunakan. Di antaranya adalah TPM, Lean dan Six Sigma, Kaizen, dan sebagainya. Tidak perlu mengetahui semua metodologi ini sekaligus. Namun, semakin banyak pengetahuan yang kita miliki tentang disiplin ilmunya, semakin banyak inspirasi dan peluang untuk perbaikan yang dapat kita identifikasi setiap hari.

3) Check — Periksa

Setelah berhasil — atau bahkan tidak berhasil — menerapkan program pelatihan baru, sekarang saatnya untuk menganalisis data dan memvalidasinya terhadap rencana awal kita. Fase ini akan membantu kita untuk menentukan apakah program pelatihan yang sudah dilaksanakan efektif atau tidak. Pada akhirnya, tahap ini juga membuat kita melihat apakah kita telah berhasil menggapai target dan sasaran yang telah dirincikan dalam fase 'plan’ di siklus PDCA.

Terlepas dari apakah hasilnya sudah memuaskan atau belum, semua program CI yang baik akan memberikan hasil yang positif. Penting untuk mengukur hasil ini. Semakin banyak hasil positif yang muncul dari upaya continuous improvement kita, semakin banyak energi dan momentum yang diperoleh program tersebut. Hasil positif akan mendorong manajemen atas untuk berinvestasi lebih banyak ke dalam program dan lebih memperhatikannya. Karyawan akan senang dengan dampak dan kontribusi yang mereka berikan bagi perusahaan.

4) Act — Ambil Tindakan

Dalam fase ini, kita akan menentukan apakah proses baru yang ada cukup berhasil untuk diterapkan pada skala yang lebih besar atau tidak. Katakan, misalnya, kita telah meluncurkan proses pelatihan karyawan untuk karyawan baru dan lama. Jika karyawan kita tumbuh dan berkembang, kita bisa meluncurkan program pelatihan dan pengembangan karyawan kepada karyawan lain yang akan mendapat manfaat dari pelatihan keterampilan bisnis. Jika program pelatihan baru tidak berhasil, mulailah dari awal siklus untuk melihat di mana kita mungkin meleset dari sasaran.

Membangun budaya CI membutuhkan waktu dan tidak terjadi secara instan. Diperlukan beberapa tahun perencanaan dan tindakan yang konsisten. Ini juga bukan inisiatif yang bisa “diselesaikan”. Sebagai aturan umum, semua hal akan membusuk dan berkarat seiring waktu jika tidak dirawat dengan benar. Analogi ini juga berlaku untuk budaya perbaikan berkelanjutan Anda.

Beberapa hal yang dapat menjaga budaya CI tetap ada antara lain: 1) pelatihan dan pengembangan karyawan yang berkelanjutan, 2) pengembangan pemimpin yang percaya pada proses, 3) memiliki kebijakan dan insentif perusahaan yang selaras dengan tujuan perbaikan, dan 4) mengapresiasi individu-individu yang melakukan pekerjaan dengan baik dan menunjukkan kontribusi mereka kepada organisasi.

Menciptakan budaya CI membutuhkan perubahan kebiasaan (habit) dari setiap individu dalam organisasi. Kebiasaan adalah serangkaian hal yang dilakukan setiap individu secara tidak sadar setiap hari. Kebiasaan ini sebenarnya sangat sulit untuk diubah. Bagian dari tantangan untuk memulai dan mempertahankan program CI adalah mengidentifikasi serangkaian perilaku yang diinginkan dan terus memperkuatnya. Caranya salah satunya melalui pelatihan dan pelatihan ulang karyawan, membantu orang memahami ketika perilaku mereka tidak selaras dengan upaya improvement, dan memberikan umpan balik positif kepada mereka yang memberikan contoh perilaku yang diinginkan.

Continuous improvement bukan hal yang mudah. Inisiatif ini menuntut karyawan untuk berpikir kritis tentang pekerjaan mereka dan memeriksa cara potensial untuk memperbaikinya. Saat program improvement kita mulai mendapatkan lebih banyak momentum, penting untuk mengingat bahwa karyawanlah yang memungkinkannya terjadi. Salah satu cara untuk mempertahankan proses tersebut adalah dengan secara teratur berbagi kisah sukses dan mengapresiasi mereka yang terlibat. Banyak karyawan bangga dengan pekerjaan mereka dan akhirnya termotivasi untuk memperbaikinya. Mereka bahagia dengan adanya pengakuan dan pujian untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.