How to Identify Continuous Improvement

  • 14 Dec 2023 10:20

    How to Identify Continuous Improvement

    3 Cara Praktis Mengidentifikasi Peluang Perbaikan di Organisasi Anda

     

    Continuous improvement alias perbaikan yang berkelanjutan sangat penting bagi bisnis untuk survive dalam iklim persaingan, mendapat tempat di pasar dan ekonomi global. Mengidentifikasi perbaikan — dengan memperoleh pemahaman tentang seberapa efisien dan efektif proses Anda saat ini — akan membantu perusahaan tumbuh dan berkembang. Inilah langkah pertama dalam memperbaiki masalah adalah mengidentifikasi proses dalam bisnis Anda agar dapat berjalan dengan lebih produktif dan efisien.

     

    Apakah organisasi Anda menerapkan metodologi Lean Six Sigma, kaizen, TPM atau metode lainnya, identifikasi dan prioritas atas inisiatif continuous improvement (CI) adalah langkah pertama yang penting ketika menjalankan proyek baru. Dengan menetapkan prioritas, organisasi akan mampu mengenali peluang peningkatan dan memprioritaskannya secara strategis.

    Jika kegagalan dalam mengidentifikasi perbaikan adalah kejahatan, akankah ada cukup bukti untuk membuat Anda "dihukum" dengan vonis maksimal?

    Identifikasi peluang untuk perbaikan

    Tahap proses bisnis ini ini terdiri dari analisis proses saat ini dan identifikasi area masalah serta potensi perbaikan. Faktor-faktor seperti kebutuhan untuk mengakomodir perubahan peraturan, masalah keamanan perdagangan, dan dorongan untuk memastikan informasi tiba sebelum kedatangan barang untuk mengurangi penundaan, dapat mendorong perubahan yang diperlukan.

    Berbagai faktor dapat mendorong improvement dalam organisasi, seperti kebutuhan untuk mempercepat dan menyederhanakan proses dengan mengurangi duplikasi dan penundaan, otomatisasi bagian dari proses, penggunaan data digital alih-alih dokumen fisik, perubahan struktur organisasi, regulasi dan peraturan baru, dan pengenalan prosedur baru.

    Apapun yang mendorongnya, continuous improvemet harus diperlakukan sebagai pendekatan terorganisir untuk mengidentifikasi peluang perbaikan. Peluang-peluang inilah yang dapat membantu organisasi memenuhi tujuannya untuk meningkatkan keuntungan, mengurangi biaya, dan mempercepat inovasi. Peluang-peluang ini juga meningkatkan kualitas produk atau layanan, meningkatkan keamanan, dan menghasilkan pelanggan, dan staf yang lebih bahagia.

    Peluang untuk perbaikan ada di setiap perusahaan, di setiap pekerjaan, di setiap alur kerja. Organisasi yang memahami hal ini dan melibatkan seluruh tenaga kerja mereka dalam mengidentifikasi peluang tersebut sebenarnya sedang berjalan menuju budaya continuous improvement dan operational excellence. Dengan melibatkan karyawan dalam upaya improvement, organisasi dapat melakukan perbaikan pada tingkat yang lebih terperinci; lebih dari yang terlihat oleh manajer dan eksekutif senior.

    Bagaimana cara cepat mengidentifikasi peluang perbaikan?

    Cari tahu apakah Anda memiliki masalah dengan salah satu proses yang tanpa disadari telah menghabiskan sumber daya dan dana, dan selanjutnya berdampak negatif pada bisnis Anda. Proses yang berjalan seharusnya mendorong hasil tujuan bisnis dan memastikan bahwa organisasi tetap kompetitif, jadi penting untuk mengidentifikasi kapan mereka menjadi masalah dengan cepat. Berikut adalah tiga cara cepat mengidentifikasi peluang perbaikan:

    #1 Menyadari Tujuan Bisnis Organisasi

    Anda harus tahu persis tujuan "akhir" organisasi (dengan sangat spesifik), sehingga Anda dapat menentukan kapan organisasi telah mencapai tujuannya. Anda dapat memastikan kesuksesan Anda dengan:

    • Mengidentifikasi tujuan bisnis / business goals
    • Menentukan kerangka waktu pragmatis untuk mencapai tujuan ini
    • Menetapkan metrik untuk meningkatkan transparansi dan melacak kemajuan
    • Melaporkan kemajuan secara berkala.

    Misalnya, perusahaan manufaktur seluler ingin membangun perangkat seluler yang cepat tanpa mengurangi kualitas produk, atau perusahaan e-commerce ingin memproses pengambilan pesanan, pengiriman, pengembalian, atau penggantian lebih cepat serta dengan cara yang efisien.

    Jika Anda tidak memiliki cara untuk melacak metrik Anda, ini adalah tanda yang jelas bahwa Anda memiliki masalah pada proses.

    #2 Melalui Karyawan

    Adakan survei karyawan secara anonim. Jika Anda melakukan survei secara anonim, karyawan akan sangat terbuka tentang proses bisnis (baik yang terfokus secara internal maupun eksternal) yang menyebabkan kesulitan bagi mereka. Survei yang dirancang dengan baik akan menghasilkan identifikasi masalah yang tepat dan mengekstrak ide untuk solusi.

    Pastikan juga hasil surveiya diringkas dan dikomunikasikan kepada karyawan, karena hal ini sangat penting. Mengidentifikasi tindakan yang direncanakan untuk mengatasi setiap masalah akan membantu membangun kepercayaan dan kepercayaan mereka dalam organisasi.

    Pendekatan lain yang dapat melibatkan karyawan Anda adalah mengadakan sesi brainstorming. Hal ini dapat memperoleh wawasan yang lebih mendalam tentang proses yang memerlukan perbaikan dengan melakukan brainstorming dengan karyawan yang terlibat dalam atau terpengaruh oleh proses bisnis tertentu.

    Mengadakan sesi brainstorming dalam diskusi kelompok dapat membantu memahami nuansa yang tidak akan muncul dalam survei. Selain itu, individu akan membangun wawasan dan pengalaman satu sama lain dengan proses bisnis, yang biasanya mengarah pada solusi yang lebih baik.

    #3 Melalui Pelanggan

    Perusahaan Anda dapat menggunakan informasi dari survei independen terhadap pelanggan untuk mendapatkan umpan balik tentang area peningkatan yang diperlukan dari sudut pandang mereka. Memang seringkali pelanggan cenderung enggan menginvestasikan waktu untuk membantu meningkatkan produk/layanan yang mereka beli. Namun survei yang dirancang dengan baik — cepat dan mudah diselesaikan — dapat memberikan banyak wawasan. Survei ini harus dikategorikan dan diprioritaskan sesuai dengan kebutuhan Anda.

    Peluang perbaikan harus sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan

    Ketika celah-celah yang berpotensi untuk diperbaiki sudah teridentifikasi, adalah tanggung jawab pemimpin senior untuk menentukan tujuan organisasi yang menyeluruh. Atas dasar itulah manajer dan staf kemudian bekerja untuk mencapai dengan menggunakan metode-metode continuous improvement.

    Berikut beberapa syarat peluang perbaikan yang dapat ditindaklanjuti:

    1. Memberikan hasil terukur

    Penting bahwa perbaikan terus-menerus menghasilkan dampak yang terukur, sehingga membuktikan nilai investasi dalam perbaikan dan melibatkan karyawan dan pemimpin dalam upaya di masa depan. Ini berarti bahwa indikator kinerja utama untuk setiap peluang target harus diidentifikasi lebih awal sehingga hasil akhirnya dapat dinilai.

    1. Mendorong Inovasi

    Program continuous improvement harus membawa ide-ide baru untuk menggantikan cara-cara lama dalam melakukan sesuatu. Terkadang suatu proses dapat diubah untuk mencapai peningkatan, sementara di lain waktu mungkin diperlukan perubahan drastis. Continuous improvement membuka pintu kreativitas yang menghasilkan inovasi.

    Sepuluh potensi perbaikan paling umum di organisasi era modern:

    • Ketakutan akan perubahan
    • Kurangnya komunikasi
    • Silo
    • Kurangnya rasa keterikatan dalam tim
    • Birokrasi
    • Mikro-manajemen
    • Persaingan berlebihan dalam tim
    • Terhambatnya kreativitas
    • Bias pada neraca.

    Menyadari bahwa proses bisnis Anda membutuhkan perbaikan hanyalah langkah pertama, dan meningkatkan proses membutuhkan banyak komitmen dan upaya tanpa henti. Namun melalui artikel-artikel seperti ini, kami akan jelaskan bagaimana caranya agar Anda dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan pertumbuhan bisnis dan kesuksesan organisasi yang berkelanjutan.