Pilih Gaya Manajemen Top-down atau Bottom-up?

Pilih Gaya Manajemen Top-down atau Bottom-up?

Mengatasi Dilema Continuous Improvement: Pilih Gaya Manajemen Top-down atau Bottom-up?

Manajemen yang efektif sangat penting untuk memastikan kesuksesan. Bicara tentang pendekatan manajerial, ada dua metode yang umum dipraktekkan di sebagian besar perusahaan: top-down dan bottom-up.

Kedua gaya manajerian tersebut akan melandasi setiap inisiatif continuos improvement seperti Lean Six Sigma, process mapping, quality improvement, dan kaizen, yang jika dilakuan dengan benar, juga memberikan peluang bagi perusahaan untuk tumbuh dan berkembang dalam kondisi yang sangat sulit sekalipun.

Tetapi pertanyaannya di sini bukanlah apakah perusahaan harus menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk memulai inisiatif perbaikan. Jelas bahwa para manajer dan business owner saat ini tidak punya banyak pilihan kecuali terus melakukan perbaikan jika ingin survive. Pertanyaan mendasarnya adalah:

Yang mana pendekatan manajerial terbaik untuk upaya perbaikan: top-down atau bottom-up?

Bagaimana manajemen dapat sepenuhnya memotivasi diri sendiri dan staf mereka untuk mendorong peningkatan kualitas?

Bagaimana hal itu dapat dicapai dalam anggaran dan kerangka waktu yang tidak mengalihkan bisnis dari aktivitas dan pekerjaan intinya?

Apa keuntungan dan kerugian potensial dari gaya manajemen top-down dan bottom-up?

Apa itu gaya manajemen top-down?

Gaya manajemen top-down berlaku di organisasi ketika tujuan, proyek, dan tugas ditentukan oleh para pemimpin senior perusahaan – biasanya secara independen dari tim mereka. Tujuan, proyek, dan tugas ini kemudian dikomunikasikan ke seluruh organisasi.

Kelebihan gaya manajemen top-down:

Sebagian besar karyawan sudah terbiasa dengan pendekatan manajemen ini.

Lebih memungkinkan untuk memastikan keselarasan di seluruh tujuan, proyek, dan tugas.

Menetapkan tujuan dan harapan yang jelas untuk seluruh organisasi.

Membebaskan waktu bagi karyawan untuk fokus pada pekerjaan mereka.

Kekurangan gaya manajemen top-down:

Karyawan mungkin merasa tidak terhubung dengan misi dan nilai-nilai perusahaan.

Kepemimpinan yang tidak efektif dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk dan karyawan yang tidak bahagia.

Kemungkinan tidak mendorong banyak kreativitas atau keragaman pemikiran.

Apa itu gaya manajemen bottom-up?

Gaya manajemen bottom-up berlaku ketika tujuan, proyek, dan tugas sebagian besar ditentukan oleh umpan balik karyawan. Karyawan diundang untuk berpartisipasi dalam penetapan tujuan – terkadang hanya dengan umpan balik, terkadang dengan kepentingan dalam pengambilan keputusan. Tujuan, proyek, dan tugas ini kemudian dikomunikasikan oleh setiap tim kepada pimpinan senior.

Kelebihan gaya manajemen bottom-up:

Karyawan akan merasa lebih selaras dan terhubung dengan budaya, misi, dan nilai perusahaan.

Dapat mendorong keterlibatan, membentuk kinerja, dan produktivitas yang lebih baik.

Karyawan dapat menetapkan tujuan yang selaras dengan kekuatan/kelebihan mereka.

Karyawan kemungkinan akan memiliki wawasan tentang proses sehari-hari yang tidak dapat dilihat oleh para pemimpin.

Kekurangan gaya manajemen bottom-up:

Terlalu banyak masukan dapat memperlambat kemajuan dan menciptakan disorganisasi.

Karyawan mungkin merasa tidak nyaman berbagi umpan balik atau ide dengan manajer dan pemimpin.

Karena karyawan tidak memiliki akses kepada wawasan tingkat tinggi, mereka mungkin tidak dapat mengidentifikasi dan menetapkan tujuan yang benar-benar selaras dengan misi bisnis dan visi jangka panjang.

Memahami bahwa upaya continuous improvement yang dijalankan dengan gaya manajemen top-down atau bottom-up memiliki banyak kekurangan, maka sangat mungkin bagi kita untuk menciptakan upaya perbaikan berkelanjutan yang akan memberikan budaya perbaikan dengan hasil yang berkelanjutan dengan cara menggabungkan kedua gaya kepemimpinan. Upaya ini dikenal sebagai Cross-Functional Continuous-Improvement.

Bagaimana gaya manajemen Cross-Functional Continuous-Improvement membantu upaya perbaikan

Ketika mendengar istilah continuous improvement dan operational excellence, pikiran kita mungkin akan tertuju kepada perbaikan proses di pabrik — penyimpanan bahan mentah, langkah-langkah yang diambil dalam produksi aktual, penggunaan tenaga kerja yang paling bijaksana atau komponen manufaktur dan produksi lainnya.

Namun seperti kita tahu, metodologi continuous improvement seperti Lean Six Sigma dapat diterapkan pada hampir semua aspek operasi di hampir semua jenis bisnis, seperti akuntansi, komunikasi, manajemen personalia, dan area non-produksi lainnya.

Kebutuhan perusahaan dan karyawan terus berubah. Itulah mengapa manajer mungkin perlu menyesuaikan atau bahkan menggabungkan pendekatan top-down dan bottom-up di berbagai titik perjalanan organisasi.

Melatih manajer untuk menerapkan kedua pendekatan ini secara efektif akan mempermudah transisi di antara keduanya saat kebutuhan yang berbeda muncul. Contohnya adalah sebagai berikut:

Contoh praktik manajemen top-down:

Anda bekerja di organisasi perawatan kesehatan, di mana banyak tim menangani proyek yang akan memiliki implikasi signifikan, serta untuk pasien medis yang menggunakan layanan Anda. Akibatnya, ada banyak legalitas dan peraturan yang perlu ditangani dengan hati-hati.

Dalam situasi seperti ini, manajer mungkin ingin mengambil lebih banyak peran kepemimpinan dari atas ke bawah. Karena taruhannya cukup tinggi, arahan harus datang langsung dari jajaran eksekutif – yang kemungkinan memiliki wawasan paling banyak tentang proyek tersebut. Penting juga untuk memiliki penyelarasan sebanyak mungkin di seluruh tim, karena mudah bagi kabel untuk menyeberang pada tugas yang begitu rumit.

Contoh praktik manajemen bottom-up:

Tim teknik dan produk sedang mengerjakan fitur baru untuk pelanggan. Tujuan dari proyek ini adalah untuk membuat kehidupan pelanggan Anda lebih mudah dan memperkuat hubungan perusahaan dengan mereka.

Dalam skenario ini, masuk akal bagi manajer untuk mengadopsi pendekatan manajemen bottom-up, karena para teknisi sudah familiar dengan kemampuan teknologi perusahaan, dan manajer produk akan memiliki pemahaman terbaik untuk apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan, wawasan mereka kemungkinan akan lebih berharga daripada yang berasal dari Kepala Divisi Teknik, yang mungkin tidak memiliki tingkat visibilitas yang sama.

Manajemen top-down dan bottom-up keduanya menawarkan banyak keuntungan. Yang lebih penting adalah memastikan para manajer dilatih dan diselaraskan tentang cara menerapkan masing-masing pendekatan ini dengan cara seefektif mungkin.

Sangat mudah bagi semua orang untuk menerima begitu saja proses yang sudah berjalan; menganggap bahwa semua proses tersebut sudah optimal karena "sudah biasa dilakukan dengan cara itu" dan tidak ada yang mengeluh. Namun dalam banyak kasus, akan selalu ada ruang untuk efisiensi dan perbaikan di setiap proses.

Konsep yang lebih penting, bagaimanapun, adalah untuk mengeksplorasi bagaimana karyawan yang berada di fungsi back office (“di dalam ruangan ber-AC”) dan orang-orang di pabrik (“tidak di dalam ruangan ber-AC”) bekerja sama. Ketika area-area ini beroperasi seolah-olah mereka tidak bergantung satu sama lain, komunikasi terputus. Asumsi dapat dengan mudah dibuat oleh satu segmen tentang yang lain, yang menyebabkan kurangnya pemahaman tentang bagaimana proses masing-masing bekerja.

Cara terbaik untuk mencegah isolasi ini adalah dengan menempatkan tim lintas fungsi di ruang diskusi. Belajar tentang proses satu sama lain dan mendapatkan perspektif alternatif dapat mengungkapkan redundansi, sumber daya menganggur dan hambatan lain untuk efisiensi dan perbaikan. Baik Anda bekerja di ruang AC atau tidak, penting untuk diingat bahwa setiap orang bekerja untuk perusahaan yang sama dan dengan demikian memiliki tujuan yang sama.

Jadi, bukalah jalur komunikasi itu. Mungkin ada baiknya untuk menunjuk seseorang sebagai pemimpin khusus yang bertanggungjawab atas komunikasi proyek. Orang ini akan bertanggung jawab atas kemajuan komunikasi sehubungan dengan pelatihan, pelaksanaan tugas, kepatuhan jadwal tugas, dan ukuran hasil utama. Tambahkan komunikasi visual ke laporan kemajuan tatap muka mingguan dan Anda akan memiliki bentuk komunikasi yang memperkuat pentingnya upaya tim Anda.