Siapkah Organisasi Anda untuk Inisiatif Continuous Improvement?

Siapkah Organisasi Anda untuk Inisiatif Continuous Improvement?

Ketika melihat keberhasilan perusahaan-perusahaan global seperti LG, General Motors, GE, atau Amazon berhasil mencapai puncak kesuksesan dengan menerapkan metode-metode continuous improvement, sangat menggoda bagi organisasi manapun untuk langsung melompat dan berusaha melakukan perubahan seperti yang mereka lakukan. Namun nyatanya implementasi metode seperti Lean Six Sigma menuntut kesiapan dalam level tertentu. Siapkah organisasi Anda untuk perubahan tersebut?

Ketika sebuah organisasi memutuskan untuk menerapkan program continuous improvement (CI) — seperti Lean Six Sigma — dalam bisnisnya, organisasi tersebut biasanya akan mencurahkan banyak waktu dan sumber daya untuk memastikan perubahan menuju perbaikan terjadi sesuai harapan. Menjalankan suatu program adalah komitmen organisasi, namun keberhasilannya bergantung pada banyak faktor, seperti budaya perusahaan, dan keterlibatan manajemen puncak. Tidak semua organisasi siap untuk komitmen tersebut. Berikut ini adalah beberapa saran dan tips untuk mengidentifikasi seperti apakah implementasi CI yang berhasil, dan membantu Anda menyimpulkan tentang kesiapan organisasi Anda.

Perubahan pada tingkat organisasi biasanya menimbulkan efek sementara berupa gangguan kinerja. Baik itu disebakan oleh perubahan proses yang memerlukan pengembangan rutinitas baru untuk karyawan Anda, atau kurva pembelajaran yang terkait dengan sistem manajemen hubungan pelanggan baru untuk tim penjualan Anda, biasanya ada penurunan kinerja untuk sementara waktu dalam upaya keluar dari status quo. Gangguan sementara ini dapat diminimalkan, atau malah dapat menggagalkan inisiatif perbaikan sebelum sempat membuahkan manfaat. Karena itulah, kita perlu mengidentifikasi beberapa faktor yang dapat membantu menentukan apakah organisasi siap untuk implementasi yang sukses.

Seberapa siapkah para manajer di organisasi Anda untuk melakukan/menghadapi perubahan?

Bagi mereka yang berada di jajaran manajemen atas, ingatlah bahwa dukungan manajer di semua tingkat organisasi sangat penting untuk keberhasilan setiap upaya perubahan organisasi. Anda harus tahu di mana posisi bawahan langsung Anda dalam mendukung upaya perubahan atau inisiatif improvement yang akan dilakukan.

Apakah mereka berkomitmen untuk mendukung perubahan ini atau hanya memberikan lip service?

Anda juga perlu mengetahui apa yang dirasakan manajer tingkat menengah dan manajer di bawah mereka tentang perubahan yang diusulkan. Upaya perubahan sering kali terhenti di tingkat manajemen yang lebih rendah dalam organisasi.

Beberapa informasi yang perlu Anda ketahui untuk menentukan seberapa siap para manajer Anda untuk perubahan adalah sebagai berikut:

• Apakah bawahan langsung Anda merupakan sponsor yang efektif untuk perubahan ini?
• Apakah manajer di organisasi Anda berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim mereka?
• Adakah manajer yang akan menjadi hambatan utama untuk menjalankan inisiatif ini?

Saat mengumpulkan informasi ini, Anda mungkin menemukan bahwa Anda perlu melakukan beberapa pekerjaan dengan para manajer sebelum memulai inisiatif improvement di organisasi. Beberapa restrukturisasi organisasi bahkan mungkin diperlukan.

Alternatifnya — memaksakan dilakukannya perubahan tanpa mengatasi hambatan manajemen yang signifikan — Anda akan mendapatkan hasil perubahan yang buruk.

Seberapa siapkah karyawan Anda untuk inisiatif perbaikan?

Para manajer senior dan pemilik bisnis harus ingat bahwa karyawan adalah aset penting untuk keberhasilan implementasi setiap upaya perbaikan. Ketika karyawan tidak siap untuk perubahan dan dipaksa untuk melakukannya oleh manajemen, mereka akan menemukan cara untuk melawan.

Resistensi karyawan dapat berupa ketidakpedulian (kehilangan minat dalam pekerjaan mereka), menolak secara pasif (hanya melakukan apa yang diperintahkan), dan menolak secara aktif (menyabot upaya dengan kesalahan yang disengaja atau dengan memperlambat).

Para manajer senior dan pemilik bisnis perlu mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan penolakan karyawan sebelum meluncurkan upaya perubahan.

Beberapa informasi yang perlu diketahui untuk mengetahui seberapa siap karyawan Anda untuk perubahan adalah sebagai berikut:

• Apakah karyawan memahami kebutuhan pelanggan Anda?
• Bagaimana keadaan moral karyawan dalam organisasi?
• Apakah karyawan Anda merasa bertanggung jawab secara pribadi atas keberhasilan mereka dalam organisasi?

Keuntungan bagi Anda untuk menilai kesiapan manajer, organisasi, dan karyawan Anda sebelum meluncurkan upaya perubahan adalah memberi Anda gambaran realistis tentang apa yang benar-benar diperlukan untuk menerapkan perubahan organisasi. Anda juga akan memahami waktu dan komitmen berkelanjutan yang diperlukan untuk melakukan perubahan dan perbaikan yang berarti di perusahaan.

Seberapa siapkah organisasi Anda untuk perubahan ini?

Jika Anda berada dalam jajaran manajemen atas, terkadang Anda mungkin mendapat dukungan dari para stakeholder, yang memang cukup penting untuk membuat perubahan berarti di organisasi.

Terlepas dari adanya dukungan dari stakeholder, ada kemungkinan Anda tidak bisa mendapatkan hasil perubahan yang diharapkan. Dalam situasi ini, Anda memiliki masalah institusional, bukan masalah manusia. Dengan kata lain, perusahaan Anda belum siap untuk berubah karena berbagai kebijakan, praktik, dan budaya kerjanya.

Beberapa informasi yang perlu Anda ketahui untuk menentukan seberapa siap organisasi untuk melalui perubahan adalah sebagai berikut:

• Apakah organisasi Anda menggunakan tolok ukur khusus untuk menilai kinerja bisnis?
• Apakah upaya perubahan ini mendukung pekerjaan utama dalam organisasi?
• Apakah budaya organisasi Anda menghargai atau malah tak menyukai orang yang bersikap inovatif, mengambil risiko, dan memecahkan masalah?

Saat Anda mengumpulkan informasi ini, Anda mungkin mengidentifikasi beberapa hambatan signifikan yang memerlukan perhatian segera sebelum memulai inisiatif perbaikan di organisasi. Ini bisa berupa perubahan operasional atau peralatan atau realokasi sumber daya untuk mendukung upaya perubahan yang tertunda.

Namun jika Anda tidak melakukannya, alternatifnya — memulai inisiatif perbaikan tanpa mengatasi hambatan organisasi yang signifikan — akan memicu penolakan dan keengganan dari karyawan.

Beberapa indikator utama bahwa organisasi Anda siap untuk inisiatif perbaikan:

• Perbaikan yang disasar telah sepenuhnya ditentukan dan masuk dalam prioritas.
• Organisasi memahami kebutuhan untuk berubah di setiap level karyawan.
• Para pemimpin menunjukkan komitmen terhadap perbaikan.
• Organisasi memiliki alat dan infrastruktur untuk memberikan pelatihan yang diperlukan.
• Organisasi mempersiapkan sumber daya dan insentif khusus untuk menunjang program perbaikan.

Pada awal inisiatif CI mulai dijalankan, perusahaan seringkali mengirim atau mengadakan pelatihan metode-metode improvement bagi karyawannya, seperti misalnya pelatihan Lean Six Sigma. Pelatihan Lean Six Sigma memang dapat bermanfaat bagi semua industri ketika ilmu yang diajarkan diserap dan diterapkan dengan konsisten. Namun walaupun pelatihan memegang kunci penting, kesiapan jajaran manajemen, organisasi dan karyawan yang bekerja di dalamnya — ditambah determinasi dan komitmen untuk terus bekerja menuju perbaikan — adalah kuncinya.